Paragraaf Openbaarheid (Wet open overheid)

Provincie Zeeland wil een open overheid zijn, een Open Zeeland. We willen helder zijn over de keuzes die worden gemaakt en via welke informatie dit gebeurt. De Provincie Zeeland is er voor haar inwoners en is ook één van de schakels in de Zeeuwse netwerk- en informatiesamenleving. In deze samenleving ontwikkelen inwoners eigen initiatieven en denken ze mee over het beleid. Hiervoor is het belangrijk dat de Provincie Zeeland zoveel mogelijk informatie met de Zeeuwen te delen. Openheid, transparantie en dienstverlening van de overheid spelen hier een belangrijke rol.

Hoe we onze informatie opslaan, beheren en verstrekken (onze informatiehuishouding) is het middelpunt van alle taken die we binnen Provincie Zeeland uitvoeren. Het is van belang dat we onze informatiehuishouding goed inrichten. Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat alle informatie op het juiste moment in een proces, voor de juiste persoon, in de juiste vorm beschikbaar is. De Woo stelt daarom hoge eisen aan de informatiehuishouding binnen de Provincie Zeeland. De verwachting is dat er tussen de 5 en 8 jaar aan doorlooptijd en een significante investering nodig zijn voor de verbetering van de informatiehuishouding van de Provincie Zeeland. Processen en systemen moeten worden aangepast, informatie moet worden klaargemaakt, medewerkers moeten worden opgeleid en informatiebewustzijn moet verder worden opgebouwd. Vanuit andere wet- en regelgeving worden ook eisen gesteld aan de inhoud (privacy, veiligheid) en op de vorm (standaarden, digitale toegankelijkheid) van onze informatie. Deze verbeteringen dragen allemaal bij aan een Open Zeeland.

We leggen de basis van de verandering naar een Open Zeeland met de invoering van de Woo. En in de toekomst groeien we naar een steeds meer Open(er) Zeeland. In deze paragraaf leest u terug hoe de Provincie Zeeland hier invulling aan geeft. Deze paragraaf geeft invulling aan art 3.5 van de Woo.

De behandeling van Woo-verzoeken vraagt om een goed gecoördineerd werkproces. Provincie Zeeland heeft daarom een Woo-coördinator en een medewerker juridische toets Wet Open Overheid. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de Woo-verzoeken, adviseren de collega’s die de verzoeken inhoudelijk behandelen over de juridische kaders en de manier van afhandeling en bewaken de termijnen. Daarnaast zorgen zij samen met de collega’s van informatiebeheer en op interprovinciaal niveau dat het werkproces blijft door ontwikkelen en verbeteren. Het uiteindelijke doel is de Woo-verzoeken kwalitatief goed en binnen de termijn te kunnen behandelen.

Om de uitvoering van de Woo voor alle overheidsorganisaties zoveel mogelijk op dezelfde manier te laten gebeuren, hanteert de Woo bepaalde kaders en uitgangspunten. Vanuit die kaders gaat de Provincie Zeeland steeds meer informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar maken en publiceren, zodat informatie voor iedereen beschikbaar is. We ontwikkelen hiervoor onder andere een Content Publicatiesysteem. Met dit systeem kunnen we diverse content zoals documenten, afbeeldingen en video’s publiceren naar diverse kanalen en openbare landelijke platformen, zoals de Woo-index. 

• Informatie is openbaar, tenzij er een reden is waarom dat niet kan.
• Samenwerking vindt plaats met andere provincies via het interprovinciale programma Digitalisering, spoor Dienstverlening. Ook werken we samen in ons eigen regionale netwerk (kennisuitwisseling met gemeenten, waterschap en andere organisaties).
• Documenten maken we duurzaam toegankelijk en makkelijk vindbaar voor inwoners, journalisten, bedrijven en instellingen.

• De Provincie Zeeland is een open en controleerbare organisatie.
• De informatie wordt duidelijk, gestructureerd en in een logisch geheel aangeboden.
• De informatie is en blijft duurzaam toegankelijk.
• Publicatieprocessen zijn daarbij verbeterd en zo veel mogelijk geautomatiseerd.
• Het aantal verzoeken om informatie neemt af, doordat de Provincie zich open opstelt en actief haar omgeving informeert.

• Het verder gefaseerd openstellen van de zeventien informatiecategorieën uit de Woo via de landelijke Woo-index.
• Het aanpassen van systemen en werkprocessen op het kunnen openstellen van de informatiecategorieën.
• Het ontwikkelen van een Content Publicatiesysteem voor het gemakkelijk kunnen delen van informatie.
• Uitvoering geven aan het interprovinciale meerjarenplan ‘Verbeteren digitale informatiehuishouding’, waaronder het inrichten van een kwaliteitssystematiek voor informatiebeheer.
• Het opleiden en het vergroten van kennis van de medewerkers op het gebied van informatiehuishouding.
• Het maken van afspraken met de verbonden partijen van Provincie Zeeland om te voldoen aan de Woo.