Paragraaf Openbaarheid (Wet open overheid)

De openbaarheidsparagraaf is vanaf 2022 een nieuwe verplichting in de jaarstukken. In art 3.5 van de Wet open overheid (vanaf nu: Woo) staat dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en jaarstukken aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en de uitvoering van de Woo. 

Provincie Zeeland wil een open overheid zijn, een Open Zeeland. We willen duidelijk zijn over de keuzes die we maken en met welke informatie dit gebeurt. De Provincie Zeeland is er voor haar inwoners. Daarnaast is de organisatie één van de schakels in de Zeeuwse netwerk- en informatiesamenleving. In deze samenleving ontwikkelen burgers eigen plannen en denken ze mee over het beleid. Hiervoor is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie met de Zeeuwen te delen. Openheid, openbaarheid en dienstverlening van de overheid spelen hier een belangrijke rol. 
De invoering van de Woo biedt belangrijke richtlijnen om het doel van een open en controleerbare organisatie vorm te geven. We leggen de basis van de verandering naar een Open Zeeland met de invoering van de Woo. En in de toekomst groeien we naar een steeds meer Open(er) Zeeland. In deze paragraaf leest u waarmee we 2022 zijn gestart om te groeien naar een open overheid.

De manier waarop wij onze informatie opslaan, beheren en verstrekken staat steeds meer centraal binnen Provincie Zeeland. Het is belangrijk dat wij onze informatiehuishouding goed inrichten. Met een goede informatiehuishouding is alle informatie op het juiste moment in een proces, voor de juiste persoon, in de juiste vorm beschikbaar is. De Woo stelt daarom hoge eisen aan de informatiehuishouding binnen de Provincie Zeeland. De (landelijke) verwachting is dat er tussen de vijf en acht jaar en een forse investering nodig is om de informatiehuishouding te verbeteren. 

De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden en wordt in fases ingevoerd. De wettelijke basisvereisten zijn in de afgelopen periode doorgevoerd. Denk aan het benoemen van Woo contactfunctionarissen binnen de provinciale organisatie. Processen en systemen moeten nog verder worden aangepast, informatie moet worden verwerkt en medewerkers moeten worden opgeleid. Andere wet- en regelgeving stellen ook eisen aan de inhoud (privacy, veiligheid) en de vorm (standaarden, digitale toegankelijkheid) van onze informatie. Provincie Zeeland gaat steeds meer informatie in een vroeg stadium actief openbaar maken en publiceren. Zo is informatie voor iedereen beschikbaar.

Vanaf 1 mei 2022 tot en met 31 december 2022 namen wij 20 Woo-besluiten. 85% van deze besluiten zijn binnen de wettelijke termijn genomen.  Op de pagina  Wet open overheid | Provincie Zeeland leest u meer over de Woo-besluiten en openbaar gemaakte documenten.

•    De Provincie Zeeland is een open en controleerbare organisatie.
•    De informatie wordt duidelijk, geordend en in een logisch geheel aangeboden.
•    De informatie is en blijft duurzaam toegankelijk.
•    Publicatieprocessen zijn daarbij verbeterd en zo veel mogelijk geautomatiseerd.
•    Het aantal verzoeken om informatie neemt af, doordat de Provincie zich open opstelt.

In 2022 werkten wij aan:

• Het wijzigen van het Wob-proces naar een Woo-proces.
• Het vaststellen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en het beschrijven van een Woo-proces. De mandaten voor de Wob zijn gewijzigd naar mandaten voor de Woo.
• Het aanpassen van onze website Zeeland.nl van een Wob-pagina naar een Woo-pagina.
• Er zijn Woo contactpersonen aangewezen voor Provinciale Staten, de Commissaris van de Koning en Gedeputeerde Staten.
• We hebben een onderzoek (nulmeting en impactanalyse) uitgevoerd naar wat de invoering van de Woo voor onze organisatie betekent. Met de uitkomsten is een planning voor het invoeren van de Woo opgesteld. Het doel is om voorlopig het tempo van de wet te volgen voor het publiceren van de informatiecategorieën (actieve openbaarmaking). Dit doel is uitgewerkt  in een projectplan voor de periode september 2022 tot en met juli 2024.
• Er is een bestedingsplan opgesteld van de middelen die we van het Rijk hebben ontvangen voor de komende jaren.
• Er is een Zicht op Beleid Sessie georganiseerd waarin PS is geïnformeerd over de komst van de Woo.
• Er is een anonimiseringstool aangeschaft. Deze helpt om niet-openbare gegevens op te sporen en onleesbaar te maken.
• Samen met andere provincies is een analyse gemaakt van de (elf) te publiceren informatiecategorieën.

De activiteiten die in 2022 zijn uitgevoerd vormen de basis van de stappen die we in 2023 gaan nemen voor de onderwerpen actieve en passieve openbaarmaking en het verbeteren van de informatiehuishouding.