Paragraaf Bedrijfsvoering

Als organisatie willen we het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. En dat doen we op verschillende manieren. Via beleidssturing, netwerksturing en vanuit wettelijke taken. We werken steeds meer samen met partners aan maatschappelijke opgaven. Dit is nodig om zowel nu als in de toekomst maatschappelijk toegevoegde waarde te blijven leveren. Daarnaast geldt ook dat maatschappelijke ontwikkelingen zoals digitalisering van invloed zijn op ons werk. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat we wendbaar moeten zijn in hoe we ons werk organiseren. Het vraagt ook om vaardigheden zoals flexibel kunnen zijn.

De coronacrisis heeft grote maatschappelijke invloed op Zeeland, op onze ambities en ook op onze organisatie. De toekomst blijft onzeker, maar onze ambitie om samen verschil te maken met partners blijft ook nu onverminderd hoog. We volgen als organisatie de landelijke richtlijnen. We hebben maatregelen getroffen om de continuïteit te borgen en veilig te kunnen werken, ondersteund met tools die het tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken. Gericht op de lange termijn willen we leren van de nieuwe inzichten die deze coronacrisis ons heeft gebracht en het goede ook vasthouden. Zeeland kenmerkt zich als een provincie waarin men elkaar kent, nauwe contacten onderhoudt en op die manier ook snel gezamenlijk kan doorpakken. Dat willen we vanuit onze rol behouden en versterken. Het faciliteren van veilige fysieke ontmoeting en verbinding (tussen onze medewerkers en externe partners) krijgt verder vorm via de verbouwing in het hoofdgebouw.

Veel van onze medewerkers kunnen in de toekomst op basis van hun agenda zelf een keuze maken waar ze werken. Wij zijn voornemens om tijd- en plaatsonafhankelijk werken verder te stimuleren. Zodat onze medewerkers nog bewuster de afweging kunnen maken op welke locatie en op welk tijdstiop zij hun werk uitvoeren passend bij het soort werkzaamheden.

Het zoveel mogelijk thuiswerken vanwege de coronacrisis leidde tot een grotere vraag naar het faciliteren van thuiswerkvoorzieningen: digitaal vergaderen, digitaal samenwerken, benaderen van diverse applicaties buiten de kantoorsituatie. Na de inzet van deels tijdelijke voorzieningen, zoals videoconferetools en fysieke werkplekfaciliteiten wordt toegewerkt naar structurele oplossingen. Faciliteiten (arbeidsmiddelen, tools en systemen) die daar bij horen moeten in voldoende mate daarmee ook flexibel, duurzaam en ergonomisch-verantwoord kunnen worden gebruikt. Dat kan thuis zijn, op kantoor of elders. We zien mogelijkheden om dit te combineren met de aanpassing van onze kantoorpanden. Als het gaat om anders reizen wordt daarin vooral gezocht naar duurzame vormen. Wij zijn van plan om te investeren in het stimuleren van fietsgebruik (elektrisch) en auto voor zover CO2 neutraal/arm.

In de relatie tussen werkgever en werknemer zien we dat sturing op inhoud meer resultaatgericht wordt waarbij persoonlijke aandacht heel belangrijk blijft. Deze aandacht is gericht op persoonlijk welzijn en persoonlijke ontwikkeling. Onze sectorale en lokale rechtspositionele afspraken op bijvoorbeeld het gebied van inclusiviteit passen daar bij. Digitale tools brengen vernieuwing in hoe we met elkaar in contact zijn, tegelijkertijd blijft persoonlijk contact van belang.

• Samenwerking met partners
• Opgave gericht werken
• Leren van de crisis
• Goed werkgeverschap
• Strategisch personeelsbeleid
• Maatschappelijk verantwoord ondernemen
• Digitalisering
• Modernisering en basis op orde

Capaciteit ambtelijke organisatie

Bezetting:                                                                    

Ambtelijke organisatie: 525,0 fte

Statengriffie: 9,7 fte

Rekenkamer: 2,2 fte

• Norm voor externe inhuur is, conform de Rijksnorm, maximaal 10% van de totale personele uitgaven
• Inkoopbeleid
• Informatiebeleid

* Deze beleidskaders zijn een bevoegdheid van GS/Concerndirectie.

In het werken aan maatschappelijk resultaat heeft de Provincie ook een belangrijke verantwoordelijkheid op het gebied van goed werkgeverschap. We blijven investeren in het zijn van een organisatie die een afspiegeling is van de Zeeuwse samenleving. Zo nemen we regelmatig nieuwe medewerkers aan op het gebied van inclusieve organisatie (participatiewet) en voldoen daarmee aan de landelijk gestelde doelen. Bepaalde taken doen we bewust met eigen personeel, in plaats van uitbesteding. Denk bijvoorbeeld aan onze facilitaire medewerkers. Daarnaast bieden we werk voor afstudeerders en hebben we twintig stageplaatsen voor scholieren en studenten van diverse opleidingsrichtingen. Daarmee bieden we perspectief in Zeeland en geven zelf het goede voorbeeld.
Het werken met opdrachten biedt perspectief voor alle medewerkers en de mogelijkheid om breed inzetbaar te zijn en zich verder te ontwikkelen
Ook 2021 en in volgende jaren blijft strategisch personeelsbeleid en personeelsplanning van groot belang. Dit alles in samenhang met een omvangrijke uitstroom door medewerkers met een pensioengerechtigde leeftijd vanaf 2023, in combinatie met de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.

De digitale transformatie speelt een steeds grotere rol bij onze organisatie. In ons coalitieakkoord ‘Samen verschil maken’ is opgenomen dat in de Digitale Agenda duidelijk wordt welke effecten de digitale transformatie met zich meebrengt. Dit vraagt om een sturende en structurerende rol op het gebied van informatievoorziening en automatisering. Deze zogenaamde IT-Governance zal verder worden verbeterd, door onder meer de invulling en positionering van de Chief Information Office-functie. Deze functionaris is, in tijden van vergaande digitalisering, verantwoordelijk voor de ICT strategie van de Provincie Zeeland en de organisatiebrede realisatie hiervan. Wij zijn ook nauw aangesloten op ontwikkelingen die interprovinciaal wordt opgezet vanuit de Interprovinciale Digitale Agenda (IDA).

Vanuit informatievoorziening en automatisering wordt gewerkt aan een veilige en bestendige IT-infrastructuur:

• De maatregelen ten behoeve van informatieveiligheid worden invulling gegeven door toewerken naar ISO 27001 certificering;
• Ten behoeve van het datagedreven werken wordt de data-architectuur vernieuwd en het Geo datamanagement verbeterd;
• Er worden basisvoorwaarden gecreëerd voor innovatieve oplossingen zoals toepassing van Internet of Things (slimme sensoren) en Digital Twin.

Met behulp van het nieuwe zaaksysteem gaan we in ook in 2021 de (documentaire) informatievoorziening verder optimaliseren en de dienstverlening verder verbeteren. Deze nieuwe manier van werken zal invloed hebben op het werk van de medewerkers van de documentaire informatievoorziening. Dat geldt daarnaast ook voor verdergaande digitalisering en automatisering van onze overige bedrijfsvoeringsprocessen, gericht op bijvoorbeeld personeels- en financiële administratie, P&C-cyclus en inkoop.

 

Onze organisatie is zich er van bewust dat informatieveiligheid meer behelst dan uitsluitend technische maatregelen, waar we vaak als eerste aan denken. In de planperiode van het Informatieveiligheidsbeleid 2019-2023 zetten wij in op het verhogen van informatieveiligheid en op verdere professionalisering van de informatieveiligheidsfunctie. Een betrouwbare informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van onze organisatie. Informatieveiligheid vereist een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en risicobewustzijn; ieder organisatieonderdeel is hierbij betrokken. Het is de ambitie om eind 2021 gecertificeerd te zijn voor ISO27001.

In 2021 geven we vervolg aan het digitaliseren van de inkoopprocessen voor het beoordelen van aanbestedingen, het plaatsen van bestellingen en de factuurverwerking. Daarbij houden we rekening met de wensen en toegankelijkheid voor het regionale midden- en klein bedrijf. Samen met de Zeeuwse gemeentes wordt in 2021 een marktbijeenkomst georganiseerd rondom een bepaald inkoopthema of een specifieke markt, om daarmee beter aan te sluiten op de behoeften vanuit de markt.
Vanaf 2021 gaan we voor het duurzaam inkopen en aanbesteden gebruik maken van de duurzame ontwikkeldoelen, ook wel SDG’s genoemd (substainable developmentgoals). Dit zijn doelen die zijn opgesteld door de Verenigde Naties (VN). Nederland moet over de voortgang rapporteren aan de VN. We werken hiervoor samen met SDG Nederland, een stichting van het Ministerie van Buitenlandse zaken. Doelen zijn bijvoorbeeld ‘Verantwoorde consumptie en productie’ of ‘Industrie, innovatie en infrastructuur’.
Verder werken we onder leiding van de Stichting Biobased Delta mee aan een nationale database om biobased producten zichtbaar te maken voor inkopers. Binnen het Europese project CBCI (circular biobased construction industries) ontwikkelen wij een nieuwe aanbestedingsmethodiek voor circulaire / biobased gebouwen en verbouwingen. Deze methodiek leveren we in 2021 op en delen dat in nationale overlegplatformen en in Europees verband via het Europese inkoopplatform Procuraplus.

We willen het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. En dan is in de veranderende wereld van nu vrijwel alles communicatie. Pers, publiek, politiek en medewerkers beoordelen onze organisatie op ons vermogen om te communiceren. Dat doen we omdat er een wettelijke plicht is om actief en passief informatie te verschaffen als overheid. Maar ook omdat communicatie er aan bijdraagt dat Zeeland en de Zeeuwen weten waarvoor ze terecht kunnen bij de Provincie. Wat ze van de Provincie mogen verwachten, hoe ze zaken bij ons kunnen aankaarten, wat wij actief doen om het beste voor Zeeland en de Zeeuwen te doen en hoe we dat doen. Dat doen we via mensen: bestuurders en medewerkers en via middelen zoals onder andere social media, zeeland.nl, online magazines, huisstijl, narrowcasting, de Abdijstudio, beeldloket, mediaberichten en het sociaal intranet voor provinciemedewerkers. Via halen en brengen van informatie, interactief, duidelijk, betrouwbaar, rol bewust, inspirerend, en geloofwaardig. In 2021 zetten we in op het verder vergroten van het aantal volgers op social media, nog meer likeable worden. We gaan daar nog meer beeld en video voor inzetten. Governance gaat meer aandacht krijgen, vanwege zichtbaarheid van de Provincie en het werken in opgaven. Net als digitale toegankelijkheid. In 2021 zal de vernieuwde ‘concernwebsite’ zeeland.nl live gaan.

Met behulp van de controlfunctie realiseren we een goed georganiseerd en geaccepteerd systeem van sturing en beheersing. Zodanig dat control een vanzelfsprekend onderdeel is van het dagelijks handelen van medewerkers.
Er wordt structureel gewerkt aan de volgende vijf hoofdonderwerpen.

1. Planning & Control: de ontwikkeling en implementatie van een sluitend raamwerk waarmee bestuur en politiek in staat wordt gesteld om te kiezen, te sturen en te verantwoorden. Belangrijke werkzaamheden hierbij zijn het toetsen van procesbeschrijvingen, adviseren over interne controles, het uitvoeren van verbijzonderde interne controle en het ontsluiten van managementinformatie.
2. Projectcontrol: toetsen van en adviseren over de beheersing van de grote projecten en programma’s
3. Risicomanagement: samen met het kernteam risicomanagement het risicobewustzijn in de organisatie verhogen en de toepassing van risicomanagement professionaliseren.
4. Projectaudits: de doorlichting van projecten aan de hand van een vaste set criteria.
5. 217a onderzoek: op grond van artikel 217a van de Provinciewet wordt in opdracht van het college onderzoek uitgevoerd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door Gedeputeerde Staten gevoerde beleid.

Jaarlijks worden meerdere onderzoeksplannen opgesteld voor de werkzaamheden van de controlfunctie. Het betreft onder andere een controleplan voor de interne controle, een auditplan voor projectaudits van grote projecten en een onderzoeksplan voor onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Het streven voor 2021 en volgende jaren is te komen tot een integraal (leer- en verbeter)plan waarin deze onderzoeks-, audit- en controlwerkzaamheden zijn opgenomen.

Recent vond een evaluatie plaats naar de organisatorische positie van de eenheid Control binnen de provinciale organisatie. De aanbeveling is gedaan om de eenheid Control rechtstreeks onder de provinciesecretaris te positioneren om op deze wijze de onafhankelijkheid nog beter te kunnen borgen. Wij hebben als college besloten deze en andere aanbevelingen over te nemen en eind 2020 een begin te maken met de implementatie van deze en andere aanbevelingen. Een belangrijke ontwikkeling is de rechtmatigheidsverantwoording. Landelijk is er wetgeving voorbereid om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording die het college jaarlijks bij de jaarrekening opstelt. Het doel is om vast te stellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen overeenkomstig relevante (financiële) wet en regelgeving. De verwachting is dat over boekjaar 2021 voor het eerst deze rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening opgenomen dient te worden. We zullen de noodzakelijke voorbereidingen hiervoor treffen.

Naast de bovengenoemde bestuurlijke ambities hebben wij binnen onze bedrijfsvoering een aantal structurele doelstellingen waaraan we ook in 2021 invulling geven:

• Het ziekteverzuim bevindt zich onder de 3,3% (landelijke Verbaannorm). Het verzuim nam de afgelopen jaren af. Ook in 2021 worden (zo nodig aanvullende) maatregelen genomen om het ziekteverzuim te reduceren c.q. beperkt te houden.
• Wij faciliteren binnen onze organisatie minimaal twintig stageplaatsen per jaar.
• Onze externe inhuur bedraagt niet meer dan 10% dan de Rijksnorm (comply or explain).
• Wij realiseren in 2021 de landelijke norm van minimaal 21,0 fte (1fte = 25,5 uur) aan banen voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt (Participatiewet). De organisatie loopt op schema om deze ambitie te realiseren.
• Wij handelen facturen en vorderingen binnen 30 dagen af.
• Wij behandelen subsidie-, vergunning- en ontheffingsaanvragen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen.
• Wij behandelen ingediende ingebrekestellingen, bejegeningsklachten, beroepschriften en bezwaarschriften binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn.