9.2 Kosten van overhead

In dit deel van de begroting worden de provinciale lasten verantwoord die niet rechtstreeks aan één van de programma’s in het hiervoor opgenomen programmaplan zijn te koppelen. Met dit onderdeel wordt beoogd om Provinciale Staten op een eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van overhead. In de programma’s van het programmaplan worden alleen direct toe te rekenen kosten opgenomen.

• BBV, artikel 8 lid 1c en 1e
• Notitie overhead – commissie BBV, 2016
• Wet op de vennootschapsbelasting

Voorgeschreven is dat inzicht wordt gegeven in het verwachte bedrag aan te betalen Vennootschapsbelasting (Vpb) in 2019.

Op basis van een beoordeling van de provinciale activiteiten is geconcludeerd dat Provincie Zeeland voor al haar activiteiten, evenals in de afgelopen drie jaar, geen fiscale onderneming drijft, dan wel dat er een vrijstelling kan worden toegepast.

Dit betekent dat er geen activiteiten plaatsvinden die tot een bedrag voor Vpb zullen leiden. Bij eventuele wijzigingen van activiteiten zal worden beoordeeld of zij tot een Vpb belaste activiteit zullen leiden.

Hierna is op hoofdlijnen de uitwerking van overhead voor onze provinciale begroting 2021:

Personeel

Rekening houdend met de notitie overhead is voor het personeelsbestand beoordeeld of er sprake is van directe taken in het primaire proces. Deze verdeling zal ook bij de realisatie in de jaarrekening van de personeelslasten worden gehanteerd over het programmaplan en het overzicht met de kosten van overhead. In de begroting 2021 is voor € 28,1 miljoen aan personeelslasten toegerekend aan het primaire proces en begroot onder de diverse programma’s van het programmaplan.

Deze verdeling zal eenmaal per jaar, bij het opstellen van de begroting, worden geactualiseerd, tenzij er tussentijds een zodanig majeure ontwikkeling is die het beeld wezenlijk anders zal laten zijn. Dit zal dan met een begrotingswijziging aan Provinciale Staten worden voorgelegd.

Huisvesting

Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead heeft betrekking op kantoorruimten. Dit zijn ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen provinciale organisatie.

Kantoor- en opslagruimten die behoren tot een specifiek uitvoerende taak worden verantwoord op dat taakveld, bijvoorbeeld de wegensteunpunten, die onder het programma regionale bereikbaarheid zijn opgenomen.

ICT-middelen

Kosten voor hardware en software worden tot overhead gerekend, omdat we als provincie nauwelijks specifieke applicaties hebben voor één specifiek taakveld.

Overige overhead

Hieronder zijn de kosten voor onder meer algemene communicatie, juridische en financiële dienstverlening en overige facilitaire kosten opgenomen.

Bijdragen verbonden partijen

De bijdrage(n) die verbonden partijen, zoals Gemeenschappelijke Regelingen, in rekening brengen, worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waarvoor de verbonden partijen werkzaam zijn. Dat sluit aan bij het gewijzigde BBV waarbij de beleidsdoelstellingen van verbonden partijen voortaan bij de programma’s moeten worden opgenomen waarvoor een verbonden partij actief is.

Definitie overhead (notitie overhead, commissie BBV 2016): 

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

 Uitgangspunten (notitie overhead, commissie BBV 2016):

• Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden.
• Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead.
• Sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead.
• De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.