Paragraaf Openbaarheid (Wet open overheid)

In deze paragraaf beschrijven we de beleidsvoornemens en de uitvoering van de Wet open overheid (vanaf nu: Woo). 

Provincie Zeeland is een open overheid, een Open Zeeland. We zijn duidelijk over de keuzes die we maken en met welke informatie dit gebeurt. De Provincie Zeeland is er voor haar inwoners. Daarnaast is de organisatie één van de schakels in de Zeeuwse netwerk- en informatiesamenleving. In deze samenleving ontwikkelen burgers eigen plannen en denken ze mee over het beleid. Hiervoor is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie met de Zeeuwen te delen. Openheid, openbaarheid en dienstverlening van de Provincie Zeeland spelen hier een belangrijke rol. In deze paragraaf leest u welke stappen we in 2023 hebben genomen om te groeien naar een nog Opener Zeeland.

De manier waarop wij onze informatie opslaan, beheren en verstrekken staat steeds meer centraal binnen Provincie Zeeland. Het is belangrijk dat wij onze informatiehuishouding goed inrichten. Met een goede informatiehuishouding is alle informatie op het juiste moment in een proces, voor de juiste persoon, in de juiste vorm beschikbaar is. De Woo stelt daarom hoge eisen aan de informatiehuishouding binnen de Provincie Zeeland. De (landelijke) verwachting is dat er tussen de vijf en acht jaar en een forse investering nodig is om de informatiehuishouding te verbeteren.

De wettelijke basisvereisten van de Woo zijn reeds doorgevoerd. Processen en systemen moeten nog verder worden aangepast, informatie moet worden verwerkt en medewerkers moeten worden opgeleid. Ook andere wet- en regelgeving stellen eisen aan de inhoud (privacy, veiligheid) en de vorm (standaarden, digitale toegankelijkheid) van onze informatie. We pakken de Woo en andere wetten projectmatig op in het project Implementatie Digitale Wetten.

In totaal ontvingen we in 2023 39 Woo-verzoeken en namen we 36 Woo-besluiten. In dit aantal zijn niet de deelbesluiten meegenomen. Soms kan de gevraagde informatie door de omvang, na instemming van de verzoeker,  in stappen gegeven worden. In 2023 zijn een aantal besluiten genomen op Woo-verzoeken die in 2022 zijn ingediend. Een aantal van de in 2023 ingediende Woo-verzoeken worden in 2024 afgehandeld.

Daarnaast zien we dat het aantal ontvangen verzoeken om informatie is gestegen. Een aantal van deze Woo-verzoeken stuurden we door naar andere organisaties voor afhandeling in mandaat of stuurden we door naar andere bestuursorganen voor afhandeling. Ook zijn een aantal Woo-verzoeken op een andere manier afgehandeld, bijvoorbeeld als informatieverzoek. Redenen hiervoor waren dat de gevraagde informatie al openbaar was. Of dat er geen specifieke documenten bij ons berustten, maar dat we wel de gevraagde informatie hebben verstrekt.

Drie van de in 2023 genomen Woo-besluiten zijn in mandaat gedaan door de omgevingsdiensten DCMR en RUD. In mandaat betekent met toestemming. Voor drie andere verzoeken zijn er met de aanvrager aangepaste termijnen overeengekomen. Van de 33 besluiten die Provincie Zeeland zelf afhandelde, zijn er 48,5% binnen de wettelijke of met verzoeker overeengekomen termijn genomen. Vijftig procent van de verzoeken die niet binnen deze termijn zijn afgehandeld, zijn binnen één week na de uiterste beslisdatum afgehandeld. 

Op deze pagina leest u meer over de Woo-besluiten en openbaar gemaakte documenten.

•    De Provincie Zeeland is een open en controleerbare organisatie.
•    De informatie wordt duidelijk, gestructureerd en in een logisch geheel aangeboden.
•    De informatie is en blijft duurzaam toegankelijk.
•    Publicatieprocessen zijn daarbij verbeterd en zo veel mogelijk geautomatiseerd.
•    Het aantal verzoeken om informatie neemt af, doordat de Provincie zich open opstelt.

In 2023 werkten wij aan:

• Het vormgeven van een projectmatige aanpak voor de invoering van alle digitale wetten, waaronder de Woo.
• Het standaardiseren en Direct Duidelijk maken van alle communicatiemiddelen/brieven voor Woo-verzoeken.
• Het ontwikkelen van een generieke Content Publicatievoorziening. Deze is geschikt voor aansluiting op de landelijke Woo-index, zeeland.nl en andere ontwikkelingen in het kader van Open Overheid.
• Het actief interbestuurlijk (Rijk, Gemeenten, Waterschappen en Provincies) meedenken over de uitwerking van alle 17 informatiecategorieën. Voor ongeveer de helft van de categorieën is inmiddels duidelijk wat we daarvoor moeten gaan doen. De andere helft zal begin 2024 duidelijk worden.
• Het uitwerken van de landelijk geformuleerde informatiecategorieën naar de Zeeuwse situatie en het aanpassen van de interne processen hierop.
• Het invullen van de Woo-index: Informatiecategorieën die we nu al openbaar maken, zijn opgenomen in de landelijke Woo-index.
• Het starten van een Zeeuws Netwerk Woo. In 2023 zijn er 3 bijeenkomsten geweest waarbij de meeste gemeenten en het waterschap Scheldestromen bij aanwezig waren. Ook GR de Bevelanden en Orionis zijn aangesloten. Deze bijeenkomsten gebruiken we voor kennisuitwisseling en samenwerking.
• Afspraken maken met de RUD over het onderdeel passieve openbaarmaking van de Woo. Verbonden partijen, zoals de RUD vallen ook onder de reikwijdte van de Woo. Andere verbonden partijen volgen in 2024.
• Het opstellen van een beleidskader informatiebeheer waarin richtlijnen en aanvullend beleid worden opgenomen over de informatiehuishouding. Ook zijn wij gestart met de uitwerking van het archiveren van e-mails en chatberichten.
• Het verkennen van de benodigdheden voor het invoeren van een kwaliteitssysteem informatiebeheer.
• Een opsomming van informatie in onze fysieke archieven (plaatsingslijst).
• De bewustwording van de medewerkers met betrekking tot informatiebeheer. De collega’s van informatiebeheer zijn gestart met het bezoeken van de vakinhoudelijke teams. Dit is om deze teams bewust te maken van het juist opslaan van informatie.

De activiteiten die in 2023 zijn uitgevoerd vormen de basis van de stappen die we in 2024 gaan nemen. Dit geldt voor de onderwerpen actieve en passieve openbaarmaking en het verbeteren van de informatiehuishouding.