Paragraaf Bedrijfsvoering

Als provincie willen we het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Dat doen we op verschillende manieren: we voeren onze wettelijke taken en ons eigen beleid uit, en stemmen via netwerksturing af met onze partners. We werken steeds meer samen met partners aan maatschappelijke opgaven. Dat is nodig om zowel nu als in de toekomst maatschappelijk toegevoegde waarde te blijven leveren. Daarnaast zijn ook maatschappelijke ontwikkelingen zoals digitalisering van invloed op ons werk. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat we flexibel moeten zijn in hoe we ons werk organiseren. 

Binnen de organisatie is de interne bedrijfsvoering een belangrijke voorwaarde voor het ondersteunen van de uitvoering van taken en opgaven. De landelijke onderwerpen, zoals de opgaven landelijk gebied en stikstof, en opgaven rondom energie en klimaat vragen de komende periode veel van de provincies. Dat legt druk op de interne bedrijfsvoering, die al die processen mogelijk maakt. We werken aan het tijdig verstrekken van bijvoorbeeld subsidies, inkoopadviezen of juridische adviezen. Dat vergt flexibiliteit van de interne bedrijfsvoering, maar ook slimme en nieuwe toepassingen om werkzaamheden nog effectiever te kunnen uitvoeren. Bedrijfsvoering ondersteunt de gehele organisatie in het werk voor Zeeland. We zijn innovatief en houden de basis op orde. Samen slimmer is samen sterker. 

Binnen bedrijfsvoering werken we volgens zes kernwaarden:

• samenwerken als kunst
• resultaatgerichtheid
• vergroten in- en externe oriëntatie
• adaptie en flexibiliteit
• innovatief en inventief
• bespreken en verbeteren

Deze kernwaarden vertalen zich in drie gezamenlijke punten binnen de interne bedrijfsvoering:

• De basis op orde. We richten onze processen op een efficiënte, effectieve en transparante manier in.
• Tijd- en plaatsgebonden werken. We werken en vergaderen hybride: daarmee voorkomen we vermijdbare dienstreizen en we vergroten de (duurzame) inzetbaarheid van de medewerkers. Daar richten we onze processen en faciliteiten op in;
• Data gedreven werken. Om tot een effectieve uitvoering van onze processen te komen maken we zoveel mogelijk gebruik van data en digitale toepassingen. De data binnen de processen en systemen gebruiken we om processen te beheersen en (ingewikkelde) informatie te kunnen verstrekken. In de onderwerpen die we binnen deze paragraaf beschrijven komen deze punten op één of meer manieren terug.

Omvang ambtelijke organisatie

• Ambtelijke organisatie: 610,4 fte
• Statengriffie: 7,3 fte
• Rekenkamer: 1,8 fte

• Norm voor externe inhuur is, volgens de Rijksnorm, maximaal 10% van de totale personele uitgaven
• Inkoopbeleid
• Informatiebeleid
• Informatiebeheer

Deze beleidskaders zijn een bevoegdheid van GS/Concerndirectie.

Binnen onze organisatie werken we hybride. Onze gebouwen zijn hierop ingesteld en er komen steeds meer digitale voorzieningen. Zo is er een thuiswerkbudget waarmee medewerkers thuis een goede werkplek kunnen inrichten. We stimuleren het gebruik van duurzaam vervoer. Het uitgangspunt is dat medewerkers bewuste keuzes maken over de werkplek en het reizen. Dit levert, bij de juiste balans, gewin op voor maatschappij, werkgever en werknemer. Door met elkaar in gesprek te blijven en gebruik te maken van alle mogelijkheden, geven we samen vorm aan hybride werken. Zo blijven we werken aan het beste voor Zeeland en de Zeeuwen, ongeacht waar we werken.

Het Abdijcomplex is een ontmoetingsplek voor medewerkers, bestuurders, klanten en/of netwerkpartners. Het gebouw blijft ook in de toekomst een belangrijke rol vervullen. Tegelijkertijd maken digitale ontwikkelingen het mogelijk om op afstand te werken. Dat kan effectiever zijn, omdat het werk concentratie vraagt of om de reistijd (en daarmee samenhangend CO2 uitstoot) te verminderen. Voor Hybride Werken hebben we in 2023 ingezet op:

• De mentale werkomgeving. Meer zeggenschappen vrijheid zorgt voor een verandering van.
• Organisatiecultuur en gedrag van medewerkers.
• De fysieke werkomgeving. Ingericht volgens de principes van Hybride Werken, zowel in de:
  • Kantoorgebouwen als bij het werken op afstand (thuis).
  • De virtuele werkomgeving. Tijd- en plaats onafhankelijk werken is mogelijk.
  • Ontwikkeling, samenwerking en kennisdeling is daarbij van belang.

We staan de komende jaren voor grote uitdagingen als het gaat om het behoud van een goed werknemersbestand. Ook in 2024 en in volgende jaren blijft aandacht voor strategisch personeelsbeleid en personeelsplanning daarom van groot belang. 

Daar waar het personeelsbestand de afgelopen periode fors is meegegroeid met de toenemende omvang van bestuurlijke ambities, ligt dat voor de komende periode niet voor de hand. Voor onze menskracht is namelijk het uitgangspunt (op de inzet van landelijke transities na) de uitvoering te doen met de bestaande capaciteit, omdat er een grens zit aan het fors doorgroeien van onze organisatie. Dat betekent afwegingen maken over bestaande en nieuwe ambities.

Onze missie blijft het zijn van een organisatie die een afspiegeling is van de Zeeuwse samenleving. Daarom investeren we ook nadrukkelijk in jonge werknemers, bijvoorbeeld in de vorm van traineeships. Ook hebben we in 2023 twintig stageplaatsen voor scholieren en studenten van diverse opleidingsrichtingen aangeboden. Daarmee bieden we perspectief in Zeeland en geven zelf het goede voorbeeld. De afgelopen jaren is vernieuwing in het medewerkersbestand en opvolging van uitgestroomde expertise goed verlopen. Ook de komende jaren blijft inzet nodig door de grote uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan. De enorme krapte op de arbeidsmarkt zorgt ervoor dat we hier extra aandacht voor hebben. We willen ons personeel behouden en creatieve vormen vinden om nieuw personeel te werven. Strategische personeelsplanning is daarom een terugkerend onderwerp in de jaarlijkse P&C-cyclus. Dit krijgt uitwerking op concernniveau en aanvullend daarop in maatwerkacties per taakgebied. In 2024 wordt de strategische personeelsplanningen per eenheid geactualiseerd dan wel vervolmaakt.

We zetten ons dagelijks in voor het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Als overheid zijn we verplicht om hierover actief én passief informatie te geven. Informatie over wat we doen, voor wie en waarom. In de veranderende wereld van nu is bijna alles communicatie. Pers, publiek, politiek en medewerkers beoordelen onze organisatie op onze manier van communiceren. 

Team Communicatie zorgt dat Zeeland en de Zeeuwen weten waarvoor ze terecht kunnen bij de Provincie Zeeland. Maar ook wat ze van Provincie Zeeland mogen verwachten en hoe ze zaken aan kunnen kaarten. We laten zien wat we doen voor Zeeland en de Zeeuwen. Dit doen we via mensen: bestuurders en medewerkers. En via onze (digitale) communicatiemiddelen:

• Social media (facebook, linkedin, twitter, instagram, you tube).
• Website www.zeeland.nl
• E-mail nieuwsbrieven.
• Online en gedrukte magazines (bijvoorbeeld magazine IN ZEELAND).
• Sociaal jaarverslag.
• Narrowcasting (beeldschermen met informatie).
• De Abdijstudio voor livestreams: webinars of live gesprekken.
• Beeldloket voor foto en video.
• Mediaberichten.

Met communicatie brengen en halen we informatie. We zorgen voor interactie met onze omgeving. Duidelijk, rolbewust en inspirerend willen we zijn. Maar ook betrouwbaar en geloofwaardig. In 2023 werkten we verder aan het vergroten van onze online zichtbaarheid. Met ons centraal communicatiemiddel www.zeeland.nl ontvangen we gemiddeld 60.000 bezoeken per maand. Via onze sociale media kanalen, waarmee we interactie hebben met onze volgers, verwijzen we ook naar www.zeeland.nl. We zien het aantal volgers elk jaar stijgen. In 2023 hebben we stappen gezet in het gebruik van data om zo onze communicatieaanpak verder te verbeteren. We organiseerden een bezoek aan Provincie Noord-Holland voor het delen van kennis en ervaring en organiseerden een training datagedreven communiceren. We zijn gestart met het actualiteitenoverleg waarin we data gebruiken om onze communicatie te verbeteren. En werken samen met afdeling Informatie & Automatisering aan een dashboard. In 2024 zetten we vervolgstappen. 

Als organisatie vinden we duidelijke en begrijpelijke taal belangrijk. Via de interne campagne Direct Duidelijk werken we aan heldere teksten. We trainen hiertoe collega’s tot interne taalcoaches.

In 2022 gingen we van start met de proef van het gratis kwartaalmagazine IN ZEELAND. Met IN ZEELAND willen we de inwoners van Zeeland, naast alles wat we digitaal doen, ook op papier informeren. Door interviews, reportages, achtergrondverhalen en korte berichten geven we een inkijkje in onder andere het beleid van de Provincie, de subsidieregelingen en politieke besluiten. 
 
Zoals gepland zijn er in 2023 vier edities van IN ZEELAND verschenen. Collega’s van Team Communicatie deden de redactie; vormgeving, druk en verzending werden door een externe Zeeuwse partij verzorgd. In de loop van het jaar moest het college van Gedeputeerde Staten een besluit nemen of we zouden moeten stoppen met IN ZEELAND of dat het zou kunnen worden toegevoegd aan de communicatieve middelenmix. GS stelden vast dat IN ZEELAND een succes mag worden genoemd met inmiddels zo’n 3000 abonnees (er komen nog elke dag bij) en een oplage van 4500 stuks. Daarom vond er een Europese aanbesteding plaats voor nog eens twee jaar IN ZEELAND, met als optie die daarna eventueel te verlengen met twee jaar. Dat betekent dat een ander (ook Zeeuws!) bureau IN ZEELAND in 2024 gaat vormgeven, (laten) drukken en verzenden.

In 2023 laten we voor de eerste keer zien welk effect we met onze eigen inkopen en aanbestedingen bereiken op maatschappelijk- en duurzaamheidsgebied. De gebruikte indicatoren voor het rapport zijn zoveel mogelijk hetzelfde als de indicatoren die worden gebruikt voor het monitoren van de gerelateerde provinciale beleidsdoelen, zoals bijvoorbeeld Circulaire Economie en Klimaat. In 2022 is samen met provinciale beleidsmedewerkers de methodiek ontwikkeld om zeven van deze effect indicatoren te kunnen gaan meten. Het resultaat is dat er zeven online rekenbladen ontwikkeld zijn waarop leveranciers data kunnen invullen.

In het eerste halfjaar van 2023 hebben we de methodiek en rekenbladen gelanceerd. Alles is getest door studenten van de University of Applied Science samen met negen (potentiële) leveranciers. Op basis van deze resultaten zijn de online rekenbladen op een aantal punten verbeterd. Er is met een aantal contracten gestart met de effectmeting en op basis van vrijwilligheid worden leveranciers van inkopen opgeroepen om deel te nemen aan de effectmeting. De monitoring zal ieder jaar worden uitgebreid met meer contracten en, indien nodig, met meer indicatoren waarop het mogelijk is om te rapporteren.

Voor de rapportage over 2023 zijn 9 inkoopcontracten geselecteerd. Deze projecten zijn geselecteerd omdat ze een hoge milieuimpact hebben (hoge CO2 emissies of er wordt veel materiaal gebruikt). Het gaat om infrastructurele werken, het provinciale wagenpark, energie en gebouw onderhoud en meubilair. Bij deze projecten hebben we op basis van de beschikbare informatie voor Klimaat berekend hoeveel CO2 emissies vermeden zijn ten opzichte van nationale referentiewaarden. De hoeveelheid vermeden primaire materialen wordt bereikt door het toepassen van snel hernieuwbare en hergebruik van materialen. Op basis van de data die door leveranciers is gerapporteerd, zijn de bronnen per project onafhankelijk gevalideerd.

Deze 9 projecten zijn 12 % van de totale inkoopspend (zie cirkel diagram 1). Deze projecten hebben samen 3 miljoen kg CO2 vermeden. In de cirkel diagram is te zien dat we met onze duurzame energie (gas en electra samen) en het groot asfalt onderhoud contract deze reductie realiseren. Deze 9 projecten hebben samen 4,8 miljoen kg primaire materiaal vermeden door het hergebruiken van materialen en het toepassen van hernieuwbare materialen. In de cirkel diagram is te zien dat GWW projecten de grootste bijdrage levert 99% aan de doelen uit het grondstoffen akkoord. Door dit de komende jaren voor alle projecten inzichtelijk te maken kunnen we leren om, samen met onze opdrachtnemers, te groeien naar een circulaire economie. 

In de begroting 2023 is melding gemaakt van de aanbesteding van de concessie Openbaar Busvervoer Zeeland. Helaas leverde deze aanbesteding geen inschrijvingen op. Het telefonie abonnement is in interprovinciaal verband aanbesteed. Deze aanbesteding is gewonnen door Odido. Een andere Europese aanbesteding die in 2023 heeft plaatsgevonden, in samenwerking met de gemeenten Veere en Schouwen-Duiveland, is die voor flexibele arbeidskrachten. Deze aanbesteding is gewonnen door Flextender uit Eemnes.

In interprovinciaal verband is het gelukt het contract voor groen gas met één jaar te verlengen. In 2024 wordt gekeken welke vorm er aan de nieuw te sluiten overeenkomst wordt gegeven. 

Met ingang van 1 januari 2023 is de Algemene subsidieverordening Zeeland 2023 (Asv 2023), die daarmee de Algemene subsidieverordening Zeeland 2013 vervangt, van kracht geworden. Tegelijk met de Asv 2023 is ook het Algemene subsidiebesluit Zeeland 2023 (Asb 2023) geactualiseerd. Gezamenlijk vormen zij het huidige juridisch kader voor het subsidiebeleid van de Provincie Zeeland.

In 2023 is ingezet op verdere professionalisering van het subsidieproces, waarbij met ingang van 1 november 2023 alle subsidieaanvragen digitaal ingediend kunnen worden. Digitaal indienen van een subsidieaanvraag is vanaf dat moment ook de norm. De subsidie-aanvragende partij kent hierdoor ook een eigen ‘persoonlijke digitale pagina’ waar per subsidie het verloop van het gehele subsidieproces, dus van aanvraag tot vaststelling, opgenomen is. Op deze manier is ons proces beter gestroomlijnd en wordt de beheersing van het proces verder versterkt.

Eveneens in 2023 heeft de Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar de doeltreffendheid van subsidieverstrekking. Hierbij zijn ondermeer de volgende constateringen gedaan m.b.t. het subsidiebeleid en subsidieproces:

• Het subsidiebeleid van de Provincie Zeeland steekt goed en solide in elkaar.
• De subsidieaanvragers en -ontvangers zijn in de regel positief over het proces van subsidieverstrekking door de Provincie Zeeland.
• Het onderzoek laat in de uitvoering van het subsidiebeleid geen grote kwesties zien ten aanzien van de rechtmatigheid en de doelmatigheid bij het verstrekken van subsidies.  De controlerapportages over de betreffende jaren van de accountant bevestigen dit beeld

Het meerjarig financieel perspectief is gezond. Wel is er sprake van onzekerheden. In de voorjaarsnota 2024 schetsen we een geactualiseerd financieel perspectief. We betrekken hierin belangrijke actuele ontwikkelingen. Dit betreft bijvoorbeeld de herijking van het verdeelmodel van het provinciefonds. Een andere onzekerheid betreft de motorrijtuigenbelasting. Het is onduidelijk of de motorrijtuigenbelasting op termijn vervangen zal worden door een systematiek van betalen naar gebruik. En op welke wijze provincies dan gecompenseerd zullen worden voor het wegvallen van de opcenten. Dit zal afhangen van de formatie van een nieuw kabinet. Een andere belangrijke ontwikkeling betreft de inzet van de ZEH dividenden waarvoor in 2024 ook een beleidskader zal worden voorgesteld. In de voorjaarsnota 2024 gaan we daarnaast in op financiële vraagstukken die extra middelen vragen de komende jaren.

Sinds enkele jaren werken we met het softwarepakket Pepperflow. Dit is een rapportagetool voor het opstellen en digitaal publiceren van onze P&C documenten zoals begroting en jaarrekening en de kwartaalrapportages grote projecten. Inmiddels loopt er een proef om via Pepperflow het verloop van de acties en doelen uit de begroting te bewaken.

In 2021 heeft de provincie Zeeland uitgesproken zich te conformeren aan de doorontwikkeling van het Horizontaal Toezicht (DHT) met de Belastingdienst, met de bedoeling het DHT in een individueel convenant voor 3 jaar vast te stellen. Echter, de gevolgen van de casus dubbele BTW, inzake de geleverde diensten in het Zwin door een Belgische aannemer, hebben in april 2023 ertoe geleid om, in goed overleg met de Belastingdienst, het afsluiten van het nieuwe convenant tijdelijk aan te houden. Daarom is het oorspronkelijke convenant per 1 november 2023 afgelopen.

Hoewel er jurisprudentie is die het standpunt van de Provincie op teruggave sterkt, neemt de Belgische overheid in deze casus het standpunt in dat de belastingaanslagen over de jaren voor 2020 zijn verjaard. Over het jaar 2020 is inmiddels de teruggave ontvangen (€ 38.208). Via ambtelijke en bestuurlijke lijnen trachten we tot een oplossing voor de eerdere jaren te komen. Dit ook met het besef dat de fiscale wet- en regelgeving complex is, het bedrag (ondanks de betekenis daarvan voor de Provincie) relatief beperkt is, en waarbij bestuurlijke verhoudingen ook in acht genomen moeten worden.

De provincie Zeeland kan ten aanzien van het DHT later, op ieder gewenst moment, een self assesment indienen waaruit blijkt dat de Provincie voldoet aan de voorwaarden om alsnog een nieuw individueel convenant HT af te sluiten. De organisatie heeft in 2022 en 2023 stappen gezet om te kunnen voldoen aan de eisen van het ‘doorontwikkelde’ convenant Horizontaal Toezicht. Daarmee ligt ook een basis, zoals eerder infomeel door de Belastingdienst aangegeven, om tot een ‘continuering’ van het convenant HT te komen. Het vergt echter ook een gesprek tussen Belastingdienst en Provincie over rollen en verantwoordelijkheden binnen het convenant DHT, met in ogenschouw deze casus. 

Tot dat moment zal de Belastingdienst de reguliere klantbehandeling bij onze organisatie voorzetten. Bij de vormgeving hiervan houden ze daarbij rekening met de onder het oorspronkelijke convenant met ons opgedane ervaringen. Ook zullen er periodiek bedrijfsgesprekken gevoerd blijven worden en blijft de mogelijkheid tot vooroverleg bestaan. Er verandert hierdoor feitelijk niets in onze huidige (werk)relatie met de Belastingdienst.

Bij Provincie Zeeland waarborgen we een tijdige en nauwgezette naleving van financiële verplichtingen jegens onze leveranciers en partners. Ons betalingsbeleid is gericht op de efficiënte verwerking van betalingen, heldere communicatie over betalingsstatussen en actieve oplossing van eventuele problemen. Het merendeel van onze facturen (94%) wordt binnen 30 dagen betaald, wat getuigt van onze inzet voor tijdige en efficiënte betalingsprocessen.

In totaal zijn er in 2023 meer dan 12.500 facturen betaald aan leveranciers en partners. In onderstaande grafiek kunt u de resultaten bekijken:

De controlfunctie gaat om het beter ‘in control’ zijn en blijven van de organisatie. We werken aan een goed georganiseerd en geaccepteerd systeem van sturing en beheersing. De controlfunctie ligt niet alleen bij de afdeling Control, het ‘in control’ zijn is van de gehele organisatie. We doen het samen, wel heeft de afdeling Control een duidelijke regiefunctie. 

Er is gewerkt aan zes hoofdonderwerpen:

1. Planning & Control: de continue ontwikkeling en uitvoering van een systeem waarmee bestuur en politiek in staat wordt gesteld om te kiezen, te sturen en te verantwoorden. 2023 heeft in het teken gestaan van het steeds verder ontwikkelen van dashboards en KPI-sturing, waarbij met name aandacht is besteed aan de interne processen.
2. Risicomanagement: het op een gezamenlijke wijze verhogen van het risicobewustzijn in de organisatie. Belangrijk punt voor 2023 was het maken van een verdiepingsslag op het vlak van organisatie breed risicomanagement. Vanuit de gedachte dat voor ‘in control’ zijn geldt dat stilstand achteruitgang is, is ook verder vormgegeven aan het zogenaamde ‘drielijnen’ model.
3. Projectcontrol: is het toetsen van en adviseren over de beheersing van de grote projecten en programma’s. Om de kwaliteit van het projectmanagement te verbeteren hebben meerdere collega’s in 2023 een op maat gemaakte training projectmanagement gevolgd. Daarnaast is noemenswaardig dat in 2023 zowel het Handboek Projectmanagement als het Kader Grote Projecten is geactualiseerd.
4. Rechtmatigheidsverantwoording: de Provincie legt vanaf het boekjaar 2023 zelf in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Diverse interne controles zijn uitgevoerd ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij is gebruik gemaakt van de uitkomsten van de pilot van vorig jaar.
5. 217a onderzoek: in artikel 217a van de Provinciewet staat dat in opdracht van het college onderzoek wordt gedaan naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door Gedeputeerde Staten gevoerde beleid. In 2023 is een onderzoek naar beleidsevaluaties afgerond. De uitkomsten van dit onderzoek zijn in december 2023 gedeeld met Provinciale Staten. De gedane aanbeveling om door middel van een beknopte interne handreiking het nut en kwaliteit van evaluaties te verbeteren wordt in 2024 opgepakt.
6. De verbijzonderde interne controles en diverse leer- en verbeteronderzoeken. In 2023 zijn niet uitsluitend interne controles uitgevoerd die betrekking hebben op rechtmatigheid. Ook zijn verschillende interne controles en leer- en verbeteronderzoeken uitgevoerd en afgerond. Door te leren van de uitkomsten van interne controles wordt de bedrijfsvoering continu verbeterd.

In 2023 is na de eerste bestuurlijke verkenning door andere prioritering geen uitwerking meer gegeven aan de ambtelijke verkenning. Wel zijn de principes zoals voorgelegd aan het college meegenomen in de verdere uitwerking van de implementatie van de Woo. 

De verkenningen op de "i-visie" en de strategische uitgangspunten in de digitalisering van de provinciale organisatie voor de komende vier jaar zijn in 2023 afgerond en verder door vertaald naar de concept provinciale digitaliseringsstrategie. De provinciale digitaliseringstrategie is een dynamische strategie van waaruit in 2023 onder andere de start is gemaakt voor het opstellen van een datastrategie en de verkenning is gestart op de toepassing van (generatieve) Kunstmatige Intelligentie (afgekort: AI) in de maatschappelijke opgaven en de bedrijfsvoering. 

De verbeteracties met betrekking tot het scan-proces uit de ‘Auditrapportage routinematige vervanging’ van de provinciearchivaris (2021) zijn in 2023 grotendeels verwerkt in het geactualiseerde ‘Handboek Vervanging’. Ook is een vierdejaars student van de Hogeschool Zeeland in 2023 gestart met een afstudeeronderzoek naar het implementeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Daarnaast is er in 2023 gestart met het uitwerken van de beleidskaders voor het informatiebeheerplan. Zo is er een concept vernietigingsprocedure opgesteld en zijn de analoge archieven geïnventariseerd.

De werkgroep "archiveren van de dossiers van de regionale uitvoeringsdienst (RUD Zeeland) voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH)" is in 2023 opgestart en komt periodiek bijeen. Doel is om afspraken te maken zodat afgehandelde VTH-dossiers in het digitaal archief (E-depot) terechtkomen en niet meer terug hoeven naar de zorgdragers van de archieven (de deelnemers).

In 2023 is verder uitwerking gegeven aan de acties uit het adviesrapport van Doxis (2021) voor de transitie van de Documentaire Informatie Voorziening (DIV). De geadviseerde competentieontwikkeling is doorgevoerd in de formele functieomschrijvingen en waarderingen van de medewerkers Informatiebeheer. Ook hebben medewerkers digitale trainingen gevolgd en zijn met enkele medewerkers individuele afspraken gemaakt over vervolgopleidingen. Medewerkers met de functie "Informatiebeheerder A" zijn in dit kader in 2023 gestart met het bezoeken van diverse onderdelen van de organisatie om het informatiebewustzijn onder de medewerkers te vergroten. Het project voor de transitie van de DIV is daarmee afgerond.

Verder is in samenwerking met het Zeeuws Archief in 2023 de eerste serie te bewaren dossiers (73 stukken) technisch gereed gemaakt om op te nemen in het digitaal archief (e-depot) van de Provincie Zeeland en is de vernietiging van papieren en digitale dossiers over de jaren 2020-2021 afgerond.

Ook in 2023 heeft onze organisatie voldaan aan de ISO 27001-norm. Dat is bevestigd door de controle-audits in december dat jaar, waar duidelijk ‘continuous improvement’ werd geconstateerd.

In december hebben het IPO-bestuur en de staatssecretaris van Koninkrijkszaken en Digitalisering, mevrouw Van Huffelen, het convenant ondertekend om aan te sluiten bij het Nationaal Cyber Security Center en deze formeel te laten fungeren als Computer Security Incident Response Team (CSIRT) voor de provincies. Daarnaast is een Interprovinciaal Information Security Analysis Center (IP-ISAC) opgericht waarin technici van de provincies dreigingen en incidenten analyseren. De Provincie Zeeland is voorzitter van dit initiatief.

De Zeeuwse CISO-kring heeft in 2023, in het kader van professionalisering, een uniforme manier van rapporteren op cyberrisico's en incidenten aan alle Zeeuwse besturen uitgewerkt, zodat bestuurders in Zeeland allemaal op dezelfde wijze worden geïnformeerd. Ook Zeeuwse benchmarks op cyber veiligheid worden zo mogelijk samen uitgevoerd.

In 2023 is een project "Implementatie Digitale Wetten" gelanceerd, zodat het voldoen aan deze wetten en de acties die daaruit voortvloeien, integraal en in samenhang met elkaar worden uitgevoerd. Dit project werkt ook aan een overkoepelend "digitale dienstverleningsconcept" waarin afspraken met de afnemers op de kwaliteit van de digitale dienstverlening wordt vastgelegd. Die kwaliteit wordt mede gestuurd door de digitale wetgeving. Het project stuurt op de implementatie van de wet Open overheid, de wet Elektronische publicaties, de wet Digitale overheid, de wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Europese regeling Single Digital Gateway. Wapenfeiten voor 2023 zijn onder andere het digitaal publiceren van terinzageleggingen volgens de wet Electronische Publicaties, het realiseren van de Woo-index (https://organisaties.overheid.nl/woo/18166/Provincie_Zeeland) en de digitale aanvraagmogelijkheden voor subsidies die voldoen aan de wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.

In 2023 zijn diverse dashboards in gebruik genomen. Via deze dashboards, en daarop op getoonde prestatie-indicatoren, wordt inzicht gegeven in hoeverre doelstellingen op diverse beleidsterreinen bereikt worden. Een belangrijk element daarbij is de verwoording van (Rijks-)doelen naar een handelingsperspectief op Zeeuws niveau. Tevens is begonnen met de vertaling van gebiedsgerichte aanpak naar informatie-producten zoals interactieve kaarten, data-science-berekeningen, visualisaties en digital twins.

Gegevensmanagement en werken-onder-architectuur zijn belangrijke pijlers onder kwalitatief goede data en informatie. We vullen dit in via een (interprovinciaal) raamwerk waarmee we in 2023 een belangrijke impuls aan het gegevensmanagement hebben gegeven. Denk onder andere aan de inventarisatie en beschrijving van de talloze en diverse datasets die door de Provincie gebruikt worden en aan de technische inrichting van de data-architectuur. Dit zijn meerjarige ontwikkeltrajecten die in 2023 onmiskenbaar in gang zijn gezet. 

Via de nieuwe data-alliantie-aanpak is in 2023 een aantal data-samenwerkingen aangegaan, bijvoorbeeld op het gebied van sociaal domein/jeugdzorg, klimaat-adaptatie en een hackathon. Langs deze weg is in 2023 ook een fundament gelegd, dat er voor zorgt dat data-samenwerkingen onder duidelijke afspraken plaats vinden en waarbij volgende projecten gebruik kunnen maken van de leereffecten uit eerdere projecten.

In 2023 is actief uitvoering gegeven aan het uitvoeringsprogramma. Er is voortgang geboekt op de bijna alle projecten die in de UDA zijn opgenomen. Bijzondere ontwikkelingen zijn het LoRa- project Zeeland, de Multiflex-meter Sensorbucket. Hiermee beschikt Zeeland over de basisinfrastructuur voor het gebruik van (goedkope) sensoren. Het (grootschalig) gebruik van die basisinfrastructuur is de volgende stap die in 2024 gezet gaat wordt met de uitrol van sensoren op de meetlocaties van het grondwatermeetnet. De basisinfrastructuur is ontwikkeld via open standaarden. Nog ontbrekende digitale infrastructuur in Zeeland (het glasvezelnetwerk in het buitengebied) heeft een impuls gekregen door het project van Glasdraad in Zeeuws-Vlaanderen en krijgt een vervolg in de rest van Zeeland.

 Door goed gebruik te maken van lopende projecten heeft de digitale agenda Zeeland in 2023 vele (on)zichtbare resultaten geboekt.

In 2023 is de verkenning van de Zeelandring stop gezet. De bestaande Zeeuwse infrastructuur bleek voldoende geschikt om de huidige (digitale) samenwerking in Zeeland te faciliteren. 

Naast de bestuurlijke doelen hebben we in 2023 zeven doelstellingen nagestreefd:

• Het ziekteverzuim is onder de 3,2% (landelijke Verbaannorm). Het verzuim nam de afgelopen jaren af. Ook in 2024 worden (zo nodig aanvullende) maatregelen genomen om het ziekteverzuim te reduceren c.q. beperkt te houden.
• We maken binnen onze organisatie minimaal twintig stageplaatsen per jaar.
• Onze externe inhuur bedraagt niet meer dan 10% dan de Rijksnorm (comply or explain ).
• We maken in 2024 de landelijke norm van minimaal 28,5 fte (1fte = 25,5 uur) aan banen voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt (Participatiewet). De organisatie loopt op schema om deze doelen te halen.
• We betalen facturen zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen.
• We behandelen subsidie-, vergunning- en ontheffingsaanvragen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen.
• We zetten in om ingebrekestellingen, bejegeningsklachten, beroepschriften en bezwaarschriften te voorkomen. Als deze komen behandelen we ze binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn.

De Rekenkamer Zeeland voert onafhankelijk onderzoek uit naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de Provincie Zeeland gevoerde beleid. Per jaar worden een of meerdere onderzoeken gedaan, waar schriftelijk over wordt gerapporteerd. Deze rapportages bevatten vaak ook aanbevelingen. 

In deze paragraaf wordt per onderzoek van de Rekenkamer Zeeland gerapporteerd over de opvolging van de gedane aanbevelingen. Dit is overeenkomstig artikel 186a van de Provinciewet, waarin gesteld wordt dat Gedeputeerde Staten hierover jaarlijks een overzicht aan Provinciale Staten toezenden (inclusief standpunt daaromtrent en de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven). 

Dit is het eerste jaar dat wordt gerapporteerd over de opvolging van gedane aanbevelingen. Artikel 186a is een nieuw artikel in de Provinciewet. Als startpunt wordt om deze reden voor de openstaande aanbevelingen aangesloten bij het in 2023 door de Rekenkamer Zeeland uitgevoerde onderzoek ‘Rode Draden’. Dit onderzoek geeft inzicht in de nog openstaande aanbevelingen bij Gedeputeerde Staten in de periode 2019 t/m 2023. De aanbevelingen die reeds zijn opgevolgd zijn niet opgenomen in deze rapportage. In toekomstige jaren zal vervolgens niet alleen een toelichting worden gegeven over de openstaande aanbevelingen per begin van het boekjaar, maar ook over aanbevelingen die gedurende het boekjaar worden gedaan door de Rekenkamer Zeeland. 

Risico’s bij samenwerking
Hoofdvraag:
Heeft de Provincie Zeeland zicht en grip op de risico’s bij majeure samenwerkingsverbanden waarin zij deelneemt?

Aanbeveling 1:
Laat periodiek op de Statenvergadering het ‘integrale risicobeeld’ ter bespreking agenderen.

Stand van zaken per 31 december 2023:
De kwartaalrapportages over de ‘grote projecten’ worden in de afzonderlijke commissies besproken. Tegelijkertijd wordt ook het ‘integrale risicobeeld’, met daarin ook risico’s van garantstellingen, ontvangen subsidiegelden, mogelijke tekorten in fondsen, geagendeerd. De aandacht van de commissie gaat in die besprekingen uit naar de desbetreffende projectvoortgang en actuele kwesties. Evaluatie en actualisatie van het risico beleid wordt in het voorjaar van 2024 uitgevoerd en zal ter bespreking worden geagendeerd op een Statenvergadering.

Stads- en Streekvervoer over de weg in Zeeland
Hoofdvraag:
Was het stads- en streekvervoer in Zeeland vanaf maart 2015 optimaal vraaggericht, verbindend, maatschappelijk toekomstgericht en duurzaam en welke lessen zijn op grond hiervan te trekken voor een mobiliteitsnetwerk in Zeeland?

Aanbeveling 1:
De Rekenkamer beveelt aan dat Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten als kader de geformuleerde lessen meegeven om te betrekken bij de uitwerking van de strategische opgave Slimme Mobiliteit.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Dit punt is afgerond met de vaststelling door Provinciale Staten van de Regionale Mobiliteitsstrategie op 17 december 2021. 

Aanbeveling 2:
De Rekenkamer beveelt aan dat Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten opdragen om expliciet jaarlijks te laten rapporteren over de resultaten van het gevoerde beleid. Gedacht kan worden aan een bespreeknotitie ter behandeling in een Statencommissie.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Deze aanbeveling heeft nog geen concrete opvolging gehad. Opvolging van deze aanbeveling wordt in 2024 opgestart.

Landbouwtransitie in Zeeland?
Hoofdvraag:
In hoeverre werden in de periode 2017 t/m 2021 de provinciale doelen met betrekking tot landbouwtransitie in Zeeland gerealiseerd en hoe effectief was daarbij de rolinvulling door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten?

Aanbeveling 1:
Bekrachtig als Provinciale Staten naast een algemene doelstelling op aangeven van Gedeputeerde Staten ook specifieke doelen op het gebied van landbouw en transitie daarvan, die de provinciale rol nader inkaderen en te bereiken zijn voor de provincie in samenwerking met partners.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Het beleidskader is vastgelegd in de Omgevingsvisie. Dit is nader uitgewerkt in het Zeeuwse Gebiedsprogramma in het kader van het Natuurlijk Programma Landelijk Gebied. Hiermee is dit verbeterpunt afgerond.

Aanbeveling 2:
Bekrachtig op aangeven van Gedeputeerde Staten duidelijk prestaties in de begroting waaraan transparant budgetten zijn gekoppeld.

Stand van zaken per 31 december 2023:
In de Begroting 2024 zijn de prestaties aangegeven. De daaraan gekoppelde budgetten zijn transparant en aangegeven op het volgens de begrotingsregels vastgestelde niveau. Hiermee is dit verbeterpunt afgerond.

Aanbeveling 3:
Ga in gesprek met Gedeputeerde Staten over hoe de kaderstelling op het gebied van landbouwbeleid alsnog nader kan worden geconcretiseerd en hoe richting de toekomst Provinciale Staten betrokken kunnen blijven bij het doorlopen van de beleidscyclus.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Dit is toegelicht en besproken in een informatiebijeenkomst van Provinciale Staten over landbouwbeleid op 26 mei 2023. Daarmee is invulling gegeven aan deze aanbeveling. Hiermee is dit verbeterpunt afgerond.

Aanbeveling 4:
Betrek monitoring en evaluatie nadrukkelijk bij de uitvoering van voorgaande aanbeveling en verzoek Gedeputeerde Staten bij monitoring en evaluatie de handvatten te gebruiken die zijn te herleiden uit het onderzoek van de rekenkamer.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Monitoring en evaluatie zijn onderdeel van het Zeeuws Gebiedsprogramma. Met de vaststelling van het Gebiedsprogramma zal daarmee ook invulling gegeven worden aan deze aanbeveling. Het Zeeuws Gebiedsprogramma is in 2023 niet vastgesteld, de planning is dat deze in 2024 wordt vastgesteld.

Rode draden? Lessen uit meta-analyse van rekenkameronderzoek 2019-2023
Hoofdvraag:
Welke patronen (rode draden) zijn te herleiden uit de onderzoeksresultaten van de rekenkamer Zeeland uit opvolging de Statenperiode 2019 - 2023, inclusief de systematiek van afwikkeling en resultaten van opvolging?

Aanbeveling 1:
Draag Gedeputeerde Staten op om artikel 186a Provinciewet uit te voeren en geef hen daarbij de handvatten mee die volgen uit het onderzoek rode draden ten gunste van het implementatieproces.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Gedeputeerde Staten heeft in de Commissie Bestuur van 20 oktober 2023 aangegeven hierover te rapporteren in het jaarverslag. Opvolging hiervan heeft plaatsgevonden door middel van deze paragraaf.

Aanbeveling 2:
Geef Gedeputeerde Staten opdracht om jaarlijks een overzicht van de aan Gedeputeerde Staten gedane voorstellen van de rekenkamer aan Provinciale Staten toe te zenden, vergezeld van hun standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Provinciale Staten agenderen dit overzicht ter bespreking.

Stand van zaken per 31 december 2023:
Gedeputeerde Staten heeft in de Commissie Bestuur van 20 oktober 2023 aangegeven hierover te rapporteren in het jaarverslag. Opvolging hiervan heeft plaatsgevonden door middel van deze paragraaf.

Onderzoek Cyberveiligheid
Hoofdvraag:
Wat is het niveau van cyberveiligheid bij de provinciale organisatie, RUD Zeeland, NV Westerscheldetunnel en Westerscheldeferry BV en welke verbeteringen zijn daarin mogelijk wat betreft de doeltreffendheid van beleid?

Aanbeveling 1:
Zet in het nieuw op te stellen beleidskader voor cyberveiligheid 2023-2027 in op het behouden van de ISO 27.001 certificering bij de Provinciale organisatie. 

Stand van zaken per 31 december 2023:
Het nieuwe informatieveiligheidsbeleid Provincie Zeeland 2023-2026 zet o.a. in op het behouden van ISO 27001 certificering en is op 25 november 2023 vastgesteld en gepubliceerd door Gedeputeerde Staten. Het beleid wordt vastgesteld voor de collegeperiode, deze loopt van 2023 tot en met 2026.

Aanbeveling 2:
Blijf streven naar het voldoen aan de BIO (Baselline Informatiebeveiliging Overheid).

Stand van zaken per 31 december 2023:
Op basis van het behaalde ISO 27001 certificaat en het uitgevoerde rekenkameronderzoek wordt aantoonbaar voldaan aan de BIO. Op 15 december 2023 is op basis van de verplichte jaarlijkse (externe) ISO 27001 audit bevestigd dat we ook voor 2024 gecertificeerd blijven. In 2024 zal de Provincie Zeeland overgaan op BIO 2.0 in het kader van de nieuwe ISO 27001:2023.

Aanbeveling 3:
Scherp het veiligheidsbeleid van de Provinciale organisatie gericht aan om de weerbaarheid tegen (fysieke) indringers te versterken. Gebruik hiervoor de handvatten die volgen uit het rekenkameronderzoek. 

Stand van zaken per 31 december 2023:
Er is voortgang op geboekt en De planning is om in januari 2024 te besluiten om de beveiliging te verbeteren op drie manieren:

• Door het toepassen van zonering, goed sleutelbeheer en juist gebruik van de toegangspassen.
• Door het zichtbaar dragen van de toegangspas in de beveiligde zones verplicht te maken voor alle medewerkers.
• Spelregels vast te stellen over hoe we gasten ontvangen. Voor het zichtbaar dragen van je toegangspas ontvang je de komende tijd hulpmiddelen.

Aanbeveling 4:
Betrek in het overleg over cyberveiligheid met de RUD Zeeland en overige deelnemers in deze gemeenschappelijk regeling uw positieve ervaringen met externe ISO 27001 certificering. 

Stand van zaken per 31 december 2023:
In 2023 is de Zeeuwse CISO-kring opgericht. In deze CISO-kring worden gezamenlijk acties ondernomen om Zeeland weerbaarder te maken. Daarnaast is de CISO van Terneuzen in relatie tot de dienstverlening aan de RUD verzocht zich aan te sluiten bij de CISO-kring. Hiermee is dit verbeterpunt afgerond.

Aanbeveling 5:
Zie vanuit uw aandeelhoudersrol erop toe dat Westerscheldeferry BV en NV Westerscheldetunnel de verbeterpunten uit het rekenkameronderzoek adequaat oppakken.

Stand van zaken per 31 december 2023:
In het kader van NIS2 zal hier in de toekomst, te beginnen in 2024 specifiek op gecontroleerd en geaudit worden. Hiermee is dit verbeterpunt afgerond.

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Dit betekent dat de verantwoordingsgrens, welke door Provinciale Staten is vastgesteld op 1% van de totale lasten (inclusief dotaties aan de reserves), niet wordt overschreden. 

Daarnaast is door Provinciale Staten ook een rapportagegrens vastgesteld op € 750.000. Indien incidentele bevindingen en/of systematische fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 750.000 komen, worden deze toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 

In 2023 is geen sprake van overschrijdingen van de rapportagegrens.

In ons sociaal jaarverslag van 2023 leest u naast meer gedetailleerde cijfers over het gevoerde personeelsbeleid, ook de verhalen achter deze cijfers.